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KvB

Galateo Blog

9. Dec
2015
Verfasser:
KvB

Weihnachtspost stilvoll verfassen

Ein Weihnachtsbrief ist ein besonderer Brief, egal ob er für mehrere oder nur Empfänger verfasst wird. Hier ein paar Tipps von Agnes Anna Jarosch aus der Redaktion des Knigge-Tickers, wie sie Ihre Weihnachtspost ohne mit Stil verfeinern können.

Tipp 1: Das Briefpapier

Für einen Weihnachtsgruß ist besonders stilvolles Briefpapier angebracht. Verwenden Sie für Ihre privaten Weihnachtsgrüße zum Beispiel Büttenpapier, einen Schmuckbogen oder Ihr individuelles Briefpapier. Letzteres können Sie zusätzlich mit Weihnachtsaufklebern, Zeichnungen oder weihnachtlichen Motiven aus Ihrem Grafikprogramm verzieren. Achten Sie aber darauf, dass das Erscheinungsbild nicht allzu kitschig wirkt. Weniger ist auch hier mehr! Dem festlichen Anlass angemessen Ihre geschäftlichen Weihnachtsgrüße machen sich auf dem Repräsentationsbogen Ihrer Firma sehr gut (nur Logo und Anschrift, ohne Betreffzeile, Lieferanschrift, Bankverbindung und Handelsregisternummer). Die etwas teurere Variante: Sie lassen spezielles Weihnachtspapier oder eine eigene Weihnachtskarte drucken, auf denen Ihr Logo beispielsweise mit einem Jahreszeiten-Motiv kombiniert wird oder die Jahreszahl einen zarten Hintergrund bildet.

Tipp 2: Der Briefumschlag

Das Kuvert sollte idealerweise zum Briefpapier passen und ebenfalls einen stilvollen Eindruck machen. Vermeiden Sie deshalb Umschläge mit Fenster. So praktisch die auch sind: Bei Ihrer Weihnachtspost sollte die Adresse des Empfängers direkt auf dem Kuvert stehen, das idealerweise mit Seidenpapier gefüttert ist.

Tipp 3: Die Adresse

Besonders persönlich und individuell sind Ihre Weihnachtsbriefe, wenn Sie die Empfängeradressen von Hand schreiben. Vor allem bei Ihrer privaten Weihnachtspost, wenn die Anzahl Ihrer Schreiben überschaubar ist, lohnt sich dieser Aufwand. Bei Ihrer umfangreicheren geschäftlichen Weihnachtspost können Sie das handschriftliche Adressieren der Umschläge auf die Briefe an die wichtigsten Geschäftspartner begrenzen und alle übrigen Kuverts mit gedruckten Adressaufklebern versehen.

Tipp 4: Die Frankierung

Schön ist eine Briefmarke, noch schöner eine Sondermarke und am schönsten eine Weihnachtsbriefmarke. Letztere gibt es allerdings nur als Wohlfahrtsmarke – der Aufpreis dient einem guten Zweck. Wenn Sie geschäftlich sehr große Mengen Weihnachtspost versenden, können Sie diese notfalls auch durch die Frankiermaschine laufen lassen. Bei vielen Geräten können Sie je nach Saison einen zusätzlichen Text oder ein besonderes Motiv aufdrucken lassen. Prüfen Sie, ob Ihre Frankiermaschine diese Option bietet. Bei handschriftlich adressierten Kuverts ist die Frankiermaschine allerdings tabu. Es wäre ein Widerspruch, sich beim Adressieren der Umschläge Mühe zu geben und dann für das Aufkleben einer Briefmarke keine Zeit mehr zu haben.

Tipp 5: Die Schrift

Handgeschrieben hebt sich nicht nur der Umschlag Ihrer Weihnachtspost, sondern auch Ihr Weihnachtsbrief von der Masse ab. Mit einem per Hand geschriebenen Brief drücken Sie große Wertschätzung aus. Sie zeigen, dass Ihnen der Empfänger wichtig ist, und unterstreichen die gute Beziehung zu ihm. Für Ihre private Weihnachtspost ist die handschriftliche Form daher die erste Wahl, es sei denn, Ihre Schrift ist wirklich kaum zu entziffern. Handschrift unterstreicht besondere Vertrautheit Im Geschäftsleben sind handgeschriebene Weihnachtsbriefe ausschließlich Personen vorbehalten, mit denen Sie in sehr engen, langjährigen und vertrauten Geschäftsbeziehungen stehen. Alle anderen Personen erhalten einen maschinell erstellten Weihnachtsbrief, den Sie mit handschriftlichen Ergänzungen individualisieren können.

Tipp 6: Die Anrede

„Liebe Janina, lieber Paul“, „Liebe Familie Sedlmayr“, „Liebe Tante Gerda“: Eine persönliche Anrede versteht sich bei privaten Weihnachtsbriefen von selbst. Bei geschäftlicher Weihnachtspost ist die Versuchung groß, verschiedene Empfängergruppen auch in der Anrede zusammenzufassen. „Liebe Kunden“, „Liebe Mitarbeiter“, „Sehr geehrte Damen und Herren“: Auf solche Sammelanreden sollten Sie unbedingt verzichten! Kein Empfänger fühlt sich dadurch persönlich angesprochen. Der Adressat merkt schnell, dass er nur Teil eines großen Serien briefverteilers ist. Niemand möchte das Gefühl haben, nur eine Nummer zu sein Ein Weihnachtsbrief mit Sammelanrede verkommt zu einer bedeutungslosen, da unpersönlichen Geste. Schlimmstenfalls wirkt er sich sogar negativ aus, etwa wenn die Geschäftsleitung sich mit „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ an die Belegschaft wendet. Diese Anrede signalisiert, dass der einzelne Mitarbeiter nicht als Individuum wahrgenommen wird, sondern in der Menge untergeht. Für ein gutes Betriebsklima ist das nicht gerade förderlich. Daher gilt: Selbst wenn Sie für Ihre Weihnachtsgrüße an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter einen einheitlichen Text wählen, sollten Sie sie mit der persönlichen Anrede des Empfängers versehen. Noch stilvoller wirkt es übrigens, wenn Sie statt einer mit der Serienbrieffunktion generierten Anrede diese nachträglich von Hand mit blauer Tinte auf dem ausgedruckten Brief vornehmen.

Tipp 7: Die Brieflänge

Ein privater Weihnachtsbrief darf ruhig eine DIN-A4-Seite füllen, bei einem geschäftlichen sollten Sie sich kürzer fassen. Denn hier erlischt mit zunehmender Länge des Briefs schnell die Lesefreude. Fassen Sie sich aber auch nicht zu kurz. Drei knappe Sätze reichen nicht – ein solcher Brief vermittelt den Eindruck von lästiger Pflichterfüllung und Lieblosigkeit. Praxis-Tipp: Kombinieren Sie einen kürzeren Text mit Gedichten, längeren Zitaten, Aphorismen oder Geschichten. Solche Zusammenstellungen sind ideal, um eine Briefseite optisch zu füllen. Achten Sie bei der Auswahl dieser Elemente auf das von Ihnen gewünschte (Firmen-)Image. Besinnlich, heiter, sachlich, witzig, volkstümlich, klassisch oder nachdenklich: Was passt am besten zu Ihnen und/oder Ihrem Unternehmen?

Aber Achtung: Für geschäftliche Weihnachtsgrüße sind allzu besinnliche Texte nicht geeignet! Auch „Weltschmerz“ über zurückliegende Ereignisse sollte nicht zum Ausdruck kommen. Ein optimistischer Grundton verbunden mit einem aufrichtigen Dank ist die bessere Variante. Tipp 8: Die Unterschrift Unterschreiben Sie private und geschäftliche Weihnachtsbriefe unbedingt handschriftlich. Ein getippter Name oder ein Unterschrifts-Scan weist auf Massenabfertigung hin. Unterschreiben Sie am besten mit Ihrem Vor- und Zunamen.

Bei umfangreicher geschäftlicher Weihnachtspost erfordert es natürlich Zeit, alle Briefe zu unterschreiben. Gute Planung ist dann alles. Beginnen Sie daher rechtzeitig, und verteilen Sie die Arbeit auf mehrere Tage. 30 Unterschriften am Tag lassen sich besser in den Arbeitsalltag integrieren, als an einem einzigen Tag einen stundenlangen Unterschriften-Marathon anzusetzen. Teilen Sie die Arbeit auf In größeren Unternehmen oder Organisationen können Sie sich aber auch Unterstützung holen und einen Teil der Briefe von bestimmten Abteilungen, Teams oder Arbeitsgruppen unterschreiben lassen. Die Unterschreibenden sollten dabei immer in einer direkten beziehungsweise logischen Verbindung zum Empfänger stehen. So kann zum Beispiel das Team der Presseabteilung die Grüße an die Journalisten übernehmen, die Einkaufsabteilung unterschreibt die Briefe an die Lieferanten und die Vertriebsmitarbeiter die Weihnachtsgrüße, die an ihren jeweiligen Kundenstamm gehen.

Praxis-Tipp:

Geben Sie auf Ihren geschäftlichen Weihnachtsbriefen kein konkretes Datum an, sondern schreiben Sie „im Dezember 2015“. Dann haben Sie einen zeitlichen Spielraum, den Sie für das Unterschreiben nutzen können. Bei individuellen Weihnachtsbriefen geben Sie das genaue Datum an und bringen den Brief noch am selben Tag zur Post.

Tipp 9:

Der Zeitpunkt Zum guten Ton gehört es auch, dass Ihre Weihnachtsbriefe pünktlich beim Empfänger ankommen. Versenden Sie Ihre Weihnachtspost daher spätestens bis Mitte Dezember. Am günstigsten ist die erste oder zweite Dezemberwoche. So stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe nicht in der Flut weiterer Weihnachtssendungen untergehen. Zudem lässt ein Weihnachtsgruß, der erst nach dem Fest ins Haus flattert, auf Vergesslichkeit oder mangelnde organisatorische Fähigkeiten schließen.

Praxis-Tipp:

Manche Mitarbeiter nehmen bereits in der Woche Urlaub, in die der 24. Dezember fällt. Verschicken Sie Ihre geschäftliche Weihnachtspost deshalb so, dass sie spätestens am Donnerstag der Vorwoche bei den Empfängern ist, in diesem Jahr also am 18. Dezember. Machen Sie es diesmal anders! Wer sagt, dass Weihnachtspost immer erst kurz vor dem Fest ankommen muss? Sie fällt noch mehr auf, wenn sie nicht zum üblichen Termin mit der Masse in der Post landet. Schreiben Sie Ihre Briefe doch einmal zum Beginn der Vorweihnachtszeit, zum Nikolaustag oder zum ersten Advent. Indem Sie in Ihren Briefen auf diesen Termin eingehen, haben Sie auch gleich einen Aufhänger und eventuell sogar eine Idee für eine kleine Beigabe. Zum Beginn der Vorweihnachtszeit können Sie zum Beispiel einen kleinen Adventskalender mitschicken oder vier hübsche Kerzen, zum 5./6. Dezember einen kleinen Nikolaus.

Die Alternative: Neujahrsgrüße Sind Sie mit Ihren Weihnachtsbriefen so spät dran, dass Sie voraussichtlich erst zwischen den Jahren ankommen: Verzichten Sie lieber ganz auf Ihre Weihnachtspost! Sie wissen es selbst: Nach dem Fest ist es mit der Weihnachtsstimmung vorbei, und besinnliche Worte kommen nicht mehr an. Senden Sie stattdessen berufl ich und privat besser Neujahrsgrüße für einen erfolgreichen Start ins neue Jahr. Das erfreut den Empfänger mehr als verspätete Weihnachtsgrüße.

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